Introducere: Importanța revendicării cheltuielilor de afaceri
Revendicarea eficientă a cheltuielilor de afaceri prin declarația dumneavoastră de Auto-Evaluare (Self-Assessment) este o strategie pentru a reduce profitul impozabil și a păstra mai mult din ceea ce câștigați.
Pentru cine este necesară o declarație de auto-evaluare?
Înregistrarea și depunerea declarației de Auto-Evaluare sunt necesare în cazul în care sunteți director de companie, independent (inclusiv comercianți unici sau parteneri) sau aveți venituri neimpozitate (venituri din chirii, active și așa mai departe). Ciclul anilor fiscali este de la 6 aprilie la 5 aprilie; declarațiile și plata online trebuie efectuate până la 31 ianuarie a anului următor.
Ce sunt Cheltuielile Deductibile (Allowable Expenses)?
HMRC permite persoanelor independente să deducă costurile rezonabile și necesare, suportate în întregime și exclusiv în scopuri de afaceri. HMRC nu permite cheltuielile personale, caz în care trebuie să alocați partea companiei în mod corect. Exemple de categorii de cheltuieli deductibile sunt:
- Costul biroului și al administrației: utilizarea telefonului, internetului, papetăriei și închirierea spațiului de afaceri.
- Tarife de transport: acestea pot include bilete de tren, avion sau autobuz utilizate pentru desfășurarea afacerii.
- Când utilizați o casă ca birou, se poate solicita o rată forfetară simplificată bazată pe numărul de ore lucrate acasă sau cota reală de afaceri din costurile cu gaz, electricitate, impozitul local, dobânzile ipotecare sau chiria.
- Marketing și publicitate: Media tipărită, găzduire web și reclame pe internet.
- Comisioane bancare și asigurări: acestea includ dobânzi la credite de afaceri, asigurări de răspundere profesională și comisioane bancare de afaceri.
- Onorarii subcontractori: Contabili, avocați și acei contractori pe care îi plătiți.
- Instruire și dezvoltare: Cursuri legate de afaceri.
- Stocuri și materiale: Materii prime, ambalaje și bunuri achiziționate cu intenția de a le vinde în viitor.
- Costuri de capital: Puteți revendica până la 1 milion de lire sterline în Alocația Anuală de Investiții (AIA) în anul fiscal 2024-2025 pentru articole precum computere sau mașini.
Păstrarea înregistrărilor corecte ale cheltuielilor
Evidența contabilă trebuie păstrată pentru o perioadă de cel puțin cinci ani de la data depunerii, care este 31 ianuarie. Aceasta include păstrarea extraselor de cont bancar, a jurnalelor de kilometraj, a facturilor, a chitanțelor și a scrisorilor. Când vine vorba de detalii specifice despre modul în care ați calculat costurile proporționale (prin kilometraj sau spațiul biroului de acasă etc.), trebuie să puteți documenta aceste informații în cazul în care HMRC vă auditează sau vă revizuiește cererea.
Revendicări pentru lucrul de acasă: Cost fix vs. Costuri reale
- Metoda ratei forfetare simplificate: HMRC emite o rată forfetară săptămânală (de exemplu, 6 lire sterline/săptămână) în funcție de numărul de ore lucrate acasă; nu este necesară o separare detaliată.
- Alternativ, utilizați metoda cheltuielilor reale, unde există un cont de revendicare doar pentru utilizarea telefonului și a internetului, și elementul de afaceri al facturilor (adică partea din facturile de utilități domestice aleasă ca proporție din suprafața sau timpul utilizat). Alegeți metoda care vă va permite să revendicați cel mai mult, dar care vă va permite, de asemenea, să aveți documente rezonabile și justificabile.
Retroactivitate (Backdating)
În limitele termenelor, cererile de costuri pot fi făcute retroactiv pentru o perioadă de maxim patru ani (de exemplu, prin formularul P87 sau prin Auto-Evaluare). HMRC oferă materiale gratuite pentru depunerea directă a cererilor.
Greșeli comune și capcane de evitat
- Nu aveți voie să adăugați costurile de navetă (călătoria la locul obișnuit de muncă).
- Revendicarea dublă, inclusiv revendicarea atât a costului real al combustibilului, cât și a ratei forfetare de kilometraj în același timp.
- Dacă sunteți nou independent, trebuie să vă înregistrați la HMRC până la 5 octombrie după încheierea anului fiscal în care ați început activitatea independentă. Nerespectarea acestei date poate duce la penalități.
Abordarea noastră
Super Financial Limited a stabilit o procedură legală și sănătoasă pentru gestionarea cheltuielilor. Asigurăm revendicarea corectă a cheltuielilor și menținerea conformității, precum și reducerea erorilor, prin combinarea controalelor financiare încorporate, a instruirii personalului, a portalurilor online și a regulilor reglementate de HMRC.
